稍早截止日期管理局

你的截止日期在你。

告诉我们它真正什么时候到期。我们会签发一个更早的——附带一个足够官方的理由,官方到你可能真的会遵守。

以下是:这套说法有多少站得住脚,以及哪里站不住。想看哪个问题就展开哪个。

为什么一个你自己编的截止日期还是有用

真正的日期你早就知道,是你自己输进去的。那么一个你故意编出来的、更早的日期,凭什么能改变什么?

因为问题从来不是你忘了它什么时候到期。问题是你在做计划时,假设了一切都不会出错。Kahneman 和 Tversky 在 1979 年把这件事命名为规划谬误:人会系统性地低估自己完成一件事需要多久, 哪怕这件事你以前做过、也知道上次超时了。Buehler、Griffin 和 Ross 在 1994 年给它加上了数字—— 他们让学生预测自己什么时候能写完论文,结果大多数人没赶上自己的预测,而且有相当一部分人, 连自己设想的「最糟情况」都没赶上。这个估计不是谎话,它是一个最好情况。而一个没有留任何余量的 最好情况,只要有任何一件事比预期稍微难一点,整个计划就崩了。

假截止日期只做一件具体的事:把那个「开始着急」的时刻往前挪,挪到着急还有用的位置。 提前三天开始慌,你会交出一份写完的稿子。提前三小时开始慌,你交出的就是三小时能打多少字。

自己给自己定的截止日期,真的有用吗?

有用——但比不上别人给你定的。而这中间的差距,正是这个工具存在的全部理由。

最清楚的证据来自 Ariely 和 Wertenbroch 2002 年发表在 Psychological Science 上的研究。他们让学生自己为一系列论文设定截止日期, 迟交是有真实惩罚的。结果有两件事发生了。第一,大多数学生主动给自己加了有代价的截止日期—— 人非常清楚自己会拖延,并且愿意付出代价来防住这一点。第二,这些自定的截止日期确实有效: 设了截止日期的学生,表现好过只面对学期末最终期限的学生。

但表现最好的,是那些由老师统一安排、间隔均匀的截止日期的学生。自己定的结构, 胜过没有结构。别人定的结构,两个都胜过。

这就留下一个显而易见的问题:如果外部的截止日期更有效,而现实中没有任何外部的人会给你定一个, 那你该怎么办?这个工具就是一种答案。它拿走一个你自己选的日期,然后换上别人的衣服,还给你。

为什么理由比日期本身更重要

你自己定的日期,你自己就能改,而且你心里清楚这一点。所以「我争取早点做完」几乎撑不过一个糟糕的 星期二——它背后除了你自己的意愿之外什么都没有,而你自己的意愿,恰恰正是那个正在被讨价还价的东西。

所以这个工具给日期附了一个理由。有些理由听起来像模像样、很有官僚味;有些则明摆着荒唐。 这个混搭是故意的。你不是真的想骗过自己——那做不到,也不是重点。你是在给这个更早的日期 配一个故事,因为一个带故事的日期,比一个光秃秃的日期更难被你从日历里悄悄删掉。

这里还有一个相关的发现值得一提。Gollwitzer 关于执行意图的研究, 1999 年总结发表于 American Psychologist,发现事先明确在什么时候在什么地方去执行一个目标的人,实际做到的比例,显著高于只是心里想着这个目标的人。 起作用的是那份具体性。一个躺在日历里、还写着理由的截止日期,是一个远比「我要早点开始」 这种模糊念头更具体的东西——这也是为什么这个工具会主动提议帮你加进日历, 而不是只给你看一个日期然后祝你好运。

假截止日期应该提前多少?

不是一个固定百分比——这正是这个工具一开始犯的错。两个极端都会失败,但它们在尺度的两端各自失败:

  • 差距太小,那它就不是截止日期,是四舍五入的误差。一周的百分之十八是一天, 而从来没有人因为某件事挪到了星期四就改变了自己的行为。
  • 差距太大,你就不信了。如果一件一年后到期的事被说成「三个月后到期」, 你的大脑会正确地把它归档为虚构,然后忽略它——连带着忽略下一个。

所以时间越短,砍掉的比例越大。一个为期一个月的项目,大约少掉一周。两周的活,大概九天后到期。 一周变成三天,三天变成明天。在很长的时间跨度上,它稳定在大约四分之一,因为一年的四分之一已经是好几个月了。

有一条硬性下限:签发的日期绝不会是今天。无论你剩下的时间多么少, 至少还会给你留下完整的一天可以干活。

什么情况下这招没用

如果一件事在现有时间里本来就做不完,它帮不上忙——缓冲区变不出本来就不存在的小时数。 如果你一直重摇,摇到一个你本来就中意的日期为止,它也没用,那不过是原来的截止日期换了身衣服。

而且牵涉的人越多,它越不管用。一个和团队共享的截止日期有它自己的重量; 在那种情况下,有用的做法是和其他活人商定一个真实的内部日期,而不是自己和自己演一出戏。

还有最后一条限制,也是最多人真正撞上的那条:这是一个排程的小把戏,不是治疗。 如果你迟迟不开始,是因为倦怠、抑郁,或者未经干预的 ADHD,那么一个更早的日期 只会变成一根更重的、用来抽打自己的棍子,而不是解决方案。这个技巧默认工作本身是做得完的, 问题只出在你什么时候动手。当这个前提不成立时,这个工具就是用错了工具。

这不就是帕金森定律吗?

有关系,但值得说精确一点,因为这两件事经常被混为一谈。「工作会不断膨胀, 直到填满所有可用于完成它的时间」出自 C. Northcote Parkinson 1955 年发表在 The Economist 上的一篇讽刺随笔。它是一个犀利的观察,也是一句格言—— 不是研究结论,但它通常被当成研究结论来引用。

这句格言的建议是:缩短可用的时间。而规划谬误的研究指向的是一件微妙地不同的事: 你对所需时间的估计,从一开始就太乐观了。这个工具站在第二种解读这一边。 它不是想把工作压缩进更少的时间里,它是想把你的估计悄悄漏掉的那段缓冲,重新加回去。

假截止日期是怎么算出来的?

完全在你的浏览器里,从你输入的那个日期算起。它取距离真实截止日期还剩的天数, 然后砍掉其中一部分。砍掉的比例是 18% + 2.6/days,上限 70%—— 换成人话就是「长期项目砍掉大约四分之一,短期的砍掉一半还多」——再加上一点随机抖动, 免得你重复用几次就看出一个明显机械的数字。最后结果会被钳住, 让它既不可能是今天,也不可能正好是真实日期。

理由是从 61 条手写的句子里随机抽的,重摇只会换理由,绝不会动日期。

你输入的日期去了哪里

哪儿也没去。这个页面上的一切都在你的浏览器里完成。你输入的内容从不会到达任何服务器, 这里没有账号,本站也没有一个存放截止日期的数据库——因为本站根本没有数据库。

你保存的截止日期,存在这个浏览器自己的本地存储里,在这台设备上。这意味着两件值得说清楚的事。 它们是私密的——我们看不到,别人也看不到。它们也是脆弱的:清除浏览器数据,它们就没了; 它们不会出现在另一个浏览器、另一台设备或者一个无痕窗口里。任何地方都没有副本可供我们恢复。

日历那几个选项,是从你的浏览器直接把事件交给 Google、Outlook 或者你自己的日历应用。 本站不在这个过程中间,也从来看不到它。

参考文献

  • Kahneman, D., & Tversky, A. (1979). Intuitive prediction: Biases and corrective procedures. TIMS Studies in Management Science, 12, 313–327. — 为规划谬误命名的那篇论文。
  • Buehler, R., Griffin, D., & Ross, M. (1994). Exploring the "planning fallacy": Why people underestimate their task completion times. Journal of Personality and Social Psychology, 67(3), 366–381.
  • Ariely, D., & Wertenbroch, K. (2002). Procrastination, deadlines, and performance: Self-control by precommitment. Psychological Science, 13(3), 219–224.
  • Gollwitzer, P. M. (1999). Implementation intentions: Strong effects of simple plans. American Psychologist, 54(7), 493–503.
  • Parkinson, C. N. (1955). Parkinson's Law. The Economist. — 一篇随笔,不是研究。